Conditions générales de prestations de services

Les présentes conditions générales régissent les relations contractuelles entre JURISITA et toute personne physique ou morale faisant appel à ses services, ci-après dénommée « le Client ».

Elles s'appliquent notamment aux prestations de coordination juridique et administrative, d'accompagnement de dossiers, de médiation, de traduction et d'interprétation, ainsi qu'aux prestations relatives aux dossiers familiaux, successoraux, patrimoniaux, internationaux ou transfrontaliers.

Toute mission particulière peut faire l'objet de conditions spécifiques, d'une convention de médiation, d'un devis, d'une lettre de mission ou d'un accord écrit distinct. En cas de contradiction, les conditions particulières expressément convenues prévalent.

JURISITA propose un accompagnement structuré et personnalisé permettant notamment d'analyser et structurer une situation, identifier les démarches à entreprendre, organiser les documents nécessaires, assurer le suivi administratif d'un dossier, faciliter la communication entre différentes parties ou professionnels, coordonner des démarches impliquant plusieurs pays, langues ou systèmes administratifs, préparer des projets de documents ou d'accords dans les limites autorisées, organiser l'intervention de professionnels compétents lorsque celle-ci est nécessaire, assurer des prestations de médiation et effectuer des traductions et interprétations dans le cadre des qualifications professionnelles applicables.

L'étendue précise de la mission est déterminée en fonction de la demande du Client et, lorsque cela est nécessaire, confirmée par écrit.

JURISITA ne se substitue pas à un avocat, un notaire, un huissier de justice, un expert-comptable, un conseiller fiscal, un psychologue ou tout autre professionnel réglementé lorsque la loi ou la nature du dossier exige l'intervention d'un tel professionnel.

Lorsque l'intervention d'un professionnel externe est nécessaire ou souhaitable, JURISITA peut aider le Client à identifier le professionnel approprié et assurer la coordination du dossier. Le professionnel externe intervient de manière indépendante et sous sa propre responsabilité professionnelle.

JURISITA ne peut garantir son acceptation du dossier, ses délais, ses honoraires, sa disponibilité, ses décisions professionnelles ou le résultat de son intervention.

Les prestations de JURISITA sont soumises à une obligation de moyens et non à une obligation de résultat.

JURISITA s'engage à mettre en œuvre les compétences, la diligence, les moyens raisonnablement disponibles et le soin professionnel nécessaires à l'exécution de la mission qui lui est confiée.

JURISITA ne garantit toutefois aucun résultat particulier, notamment l'issue d'une procédure, l'obtention d'un accord entre les parties, l'acceptation d'une demande par une administration ou une autorité, l'obtention d'un document dans un délai déterminé, la reconnaissance d'un document ou d'une décision dans un autre État, la position adoptée par une partie adverse ou un tiers, ni les délais de traitement imposés par des tiers.

La réussite d'une démarche dépend fréquemment de circonstances qui échappent au contrôle de JURISITA.

Dans les dossiers impliquant plusieurs États, JURISITA assure principalement une fonction de coordination, d'organisation et de liaison.

Lorsque l'analyse ou l'accomplissement d'une démarche nécessite l'application du droit étranger, JURISITA peut recommander ou coordonner l'intervention d'un professionnel local compétent.

Les professionnels intervenant à l'étranger restent juridiquement et professionnellement indépendants de JURISITA. Sauf accord écrit contraire, leurs prestations font l'objet d'une relation contractuelle distincte avec le Client.

L'envoi d'un e-mail, d'un formulaire de contact, d'un message, d'un document ou toute autre prise de contact avec JURISITA ne signifie pas que JURISITA accepte de prendre en charge le dossier.

Une mission n'est considérée comme acceptée qu'après confirmation expresse de JURISITA et, lorsque cela est applicable, définition de la mission, acceptation des honoraires, paiement d'une provision ou de la consultation demandée, acceptation des présentes conditions générales et/ou signature d'une convention ou lettre de mission particulière.

JURISITA se réserve le droit de refuser une mission notamment en raison d'un conflit d'intérêts, d'un manque de disponibilité, d'une urgence incompatible avec les possibilités de traitement du dossier ou lorsque la demande dépasse son champ d'intervention.

Le formulaire disponible sur le site permet au Client potentiel de transmettre les informations générales nécessaires à une première évaluation de sa demande. Le Client est invité à ne transmettre, à ce stade, que les informations nécessaires.

L'envoi du formulaire ne constitue pas une consultation ou un avis juridique, ne garantit pas l'acceptation du dossier, ne crée pas à lui seul une relation professionnelle avec JURISITA et ne garantit pas qu'une démarche ou un délai sera pris en charge.

Lorsqu'une échéance urgente existe, le Client doit la signaler expressément.

Lorsqu'un formulaire est correctement transmis, un accusé de réception automatique peut être envoyé à l'adresse électronique communiquée par le Client.

Cet accusé de réception confirme uniquement la réception technique du message. Il ne constitue ni une acceptation du dossier, ni une confirmation de rendez-vous, ni un avis juridique.

JURISITA exerce ses activités dans un environnement multilingue. Les communications peuvent notamment être assurées en français, polonais et anglais. D'autres langues peuvent être utilisées dans certaines prestations en fonction de la nature du dossier et des compétences disponibles.

La langue de référence d'une mission ou d'un document contractuel peut être déterminée lors de l'ouverture du dossier.

Le Client s'engage à communiquer à JURISITA des informations complètes, exactes et sincères. Il doit notamment transmettre les documents nécessaires, signaler toute échéance ou procédure en cours, informer JURISITA de tout changement pertinent, répondre dans un délai raisonnable aux demandes d'informations, vérifier les données personnelles, noms, dates, montants et références figurant dans les documents qui lui sont soumis et signaler immédiatement toute erreur constatée.

JURISITA ne peut être tenue responsable des conséquences résultant d'informations fausses, incomplètes, tardives ou dissimulées par le Client.

Tout délai annoncé par JURISITA est, sauf engagement écrit exprès contraire, donné à titre indicatif.

De nombreux délais dépendent notamment des administrations, tribunaux, communes, notaires, banques, services consulaires, services de légalisation, traducteurs, avocats ou autres tiers.

JURISITA ne peut être tenue responsable d'un retard imputable à un tiers ou à une circonstance échappant raisonnablement à son contrôle.

Le Client reste responsable de signaler clairement toute échéance susceptible d'avoir des conséquences juridiques ou administratives.

La simple transmission d'un document comportant une date ou un délai ne signifie pas que JURISITA accepte la responsabilité du respect de cette échéance.

Une échéance n'est prise en charge par JURISITA que lorsqu'elle a été expressément identifiée et acceptée dans le cadre de la mission.

Les honoraires sont déterminés selon la nature de la prestation et peuvent être calculés à l'heure, par consultation, au forfait, par prestation déterminée ou selon un devis particulier.

Le tarif applicable est communiqué au Client avant ou au début de la prestation lorsque la nature de celle-ci permet de l'établir. Les tarifs peuvent être adaptés périodiquement. Une modification tarifaire n'affecte pas rétroactivement les prestations déjà facturées.

JURISITA peut demander le paiement d'une provision avant le commencement ou la poursuite d'une mission. La provision peut être utilisée pour couvrir les honoraires, frais et débours liés au dossier.

JURISITA peut suspendre l'exécution d'une mission lorsque la provision demandée n'a pas été versée, sous réserve des règles impératives applicables.

Sauf mention contraire, les honoraires de JURISITA ne comprennent pas les frais dus à des tiers, notamment les frais administratifs, de déplacement, d'envoi, de légalisation ou d'apostille, de traduction externe, d'expertise, les honoraires d'avocat ou de notaire, les frais d'huissier, consulaires, judiciaires, de registre ou d'administration.

Lorsque cela est possible, le Client est informé préalablement des frais externes significatifs prévisibles.

Les factures sont payables dans le délai indiqué sur la facture. En cas de retard de paiement, les conséquences prévues par la législation belge applicable peuvent être appliquées.

JURISITA peut, dans les limites autorisées par la loi et les règles professionnelles applicables, suspendre les prestations tant qu'une facture ou une provision exigible reste impayée.

Les consultations peuvent avoir lieu en présentiel ou à distance. Un rendez-vous est réservé pour une durée déterminée.

Le Client est invité à prévenir JURISITA suffisamment à l'avance lorsqu'il ne peut pas se présenter. En cas d'annulation tardive ou d'absence sans avertissement, JURISITA peut facturer tout ou partie du rendez-vous réservé, pour autant que cette règle ait été communiquée au Client préalablement.

Les prestations de médiation sont soumises aux principes et règles propres à la médiation et, lorsqu'ils sont applicables, aux dispositions légales et déontologiques relatives à la médiation agréée.

Les prestations de médiation de JURISITA sont exonérées de TVA. Le montant annoncé ou facturé pour une médiation est le montant total à payer, sans ajout de TVA.

La médiatrice agit de manière indépendante, neutre et impartiale. Elle ne représente aucune des parties. La médiation repose sur la participation volontaire des personnes concernées et ne comporte aucune garantie d'aboutir à un accord.

Lorsque la médiation nécessite une convention particulière, celle-ci complète les présentes conditions générales et prévaut pour les questions spécifiquement liées au processus de médiation.

Chaque partie reste libre de demander un avis juridique indépendant à un avocat, un notaire ou un autre professionnel de son choix avant, pendant ou après la médiation.

JURISITA peut recommander aux parties de faire vérifier un projet d'accord lorsque la nature ou les conséquences de celui-ci le justifient.

Les prestations de traduction et d'interprétation sont effectuées conformément à la mission convenue et aux règles professionnelles applicables.

Lorsqu'une traduction doit être jurée, légalisée, apostillée ou utilisée auprès d'une autorité étrangère, le Client doit préciser l'usage prévu du document.

JURISITA ne garantit pas qu'une administration étrangère acceptera un document lorsqu'elle applique ses propres règles formelles ou exige des formalités supplémentaires.

Lorsque des documents originaux sont remis à JURISITA, le Client est invité à en conserver une copie.

JURISITA prend les précautions raisonnables nécessaires à leur conservation mais ne peut être tenue responsable d'un événement extérieur raisonnablement imprévisible ou irrésistible.

Lorsque JURISITA communique les coordonnées d'un professionnel externe ou organise son intervention, cette mise en relation ne constitue pas une garantie quant au résultat de sa prestation.

Le professionnel externe agit sous sa propre responsabilité. Sauf accord contraire, le Client contracte directement avec celui-ci et règle directement ses honoraires.

JURISITA répond de l'exécution de ses propres obligations dans les limites prévues par la loi.

Elle ne peut être tenue responsable des actes, omissions, décisions ou délais imputables à des tiers indépendants, ni d'un résultat défavorable résultant d'une décision judiciaire ou administrative, d'un changement législatif, d'une interprétation du droit par une autorité compétente ou de circonstances qui échappent raisonnablement à son contrôle.

Aucune disposition des présentes conditions générales n'a pour objet d'exclure ou de limiter une responsabilité qui ne pourrait légalement être exclue ou limitée.

JURISITA ne peut être tenue responsable d'un retard ou d'une impossibilité temporaire d'exécution résultant d'un événement indépendant de sa volonté et raisonnablement impossible à prévoir ou à éviter.

Dans une telle situation, JURISITA informe le Client dans la mesure du possible et recherche une solution raisonnable permettant la poursuite de la mission.

Le Client accepte que les communications relatives au dossier puissent avoir lieu par courrier électronique, téléphone, visioconférence ou tout autre moyen convenu.

Le Client doit communiquer des coordonnées correctes et signaler tout changement. Malgré les mesures raisonnables de sécurité, les communications électroniques comportent certains risques inhérents. Le Client est invité à ne pas transmettre de données inutilement sensibles par des canaux non sécurisés.

JURISITA traite de manière confidentielle les informations reçues dans le cadre de ses missions, sous réserve des obligations légales, professionnelles ou réglementaires imposant ou autorisant leur divulgation.

Les règles spécifiques de confidentialité applicables à la médiation demeurent pleinement applicables.

Les données personnelles sont traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les données sont utilisées notamment pour répondre aux demandes, gérer les rendez-vous, exécuter les missions, assurer la facturation et la comptabilité, respecter les obligations légales et professionnelles et assurer la sécurité et la gestion administrative des dossiers.

Des informations complémentaires sont disponibles dans la politique de confidentialité publiée sur le site.

JURISITA peut utiliser des outils numériques et, lorsque cela est approprié, des technologies d'intelligence artificielle afin d'améliorer certaines tâches administratives, organisationnelles, linguistiques ou préparatoires.

Ces outils ne remplacent pas l'appréciation professionnelle humaine lorsqu'elle est requise. JURISITA veille à utiliser ces technologies de manière proportionnée à la nature des informations traitées et conformément aux obligations applicables en matière de confidentialité et de protection des données.

Aucune décision déterminante concernant l'acceptation ou le traitement substantiel d'un dossier ne repose exclusivement sur un système automatisé.

Les documents et données relatifs aux dossiers peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à l'exécution de la mission ainsi que pendant les périodes de conservation imposées ou justifiées par les obligations légales, fiscales, comptables, professionnelles ou de responsabilité.

À l'issue des périodes applicables, les données peuvent être supprimées ou anonymisées conformément aux règles applicables.

Les textes, modèles, documents, méthodes, contenus du site, présentations et supports créés par JURISITA restent protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables.

Les documents préparés spécifiquement pour le Client peuvent être utilisés par celui-ci pour les besoins du dossier concerné. Ils ne peuvent être reproduits, commercialisés ou diffusés à des tiers à d'autres fins sans autorisation lorsque les droits de JURISITA sont concernés.

La mission prend fin notamment lorsque la prestation convenue est accomplie, lorsque le dossier est clôturé, lorsque le Client met fin à la mission, lorsque JURISITA met fin à son intervention pour un motif légitime, en cas d'impossibilité de poursuivre la mission ou en cas de défaut persistant de coopération ou de paiement, dans les limites autorisées par la loi.

Les prestations déjà réalisées ainsi que les frais engagés restent dus.

Lorsqu'un contrat est conclu à distance avec un Client ayant la qualité de consommateur, les règles impératives belges et européennes relatives au droit de rétractation sont applicables lorsqu'elles trouvent à s'appliquer.

Lorsque le Client demande expressément que l'exécution d'une prestation commence avant l'expiration du délai légal de rétractation, il peut être tenu de payer les prestations effectivement exécutées jusqu'au moment où il exerce son droit de rétractation, conformément aux dispositions légales applicables.

Lorsque la prestation a été entièrement exécutée avant l'expiration du délai de rétractation à la demande expresse du consommateur, les conséquences prévues par la législation applicable s'appliquent.

Les informations et, lorsqu'il est requis, le formulaire légal de rétractation sont communiqués au consommateur conformément à la réglementation applicable.

Toute difficulté relative à une prestation doit, dans la mesure du possible, être signalée rapidement à JURISITA afin de permettre son examen et la recherche d'une solution.

Une réclamation peut être adressée par écrit aux coordonnées professionnelles figurant sur le site ou sur la facture.

En cas de différend, JURISITA privilégie, dans la mesure du possible, la recherche préalable d'une solution amiable.

Cette disposition ne prive pas le consommateur des droits ou recours qui lui sont reconnus par les dispositions impératives applicables.

Les relations contractuelles avec JURISITA sont régies par le droit belge, sous réserve des dispositions impératives éventuellement applicables au Client en sa qualité de consommateur ou en raison des règles de droit international privé.

Tout litige qui ne peut être résolu à l'amiable relève des juridictions compétentes déterminées conformément au droit applicable.

Aucune disposition des présentes conditions ne peut avoir pour effet de priver un consommateur d'une compétence juridictionnelle impérativement prévue en sa faveur.

Si une disposition des présentes conditions générales devait être déclarée nulle, invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent applicables.

La disposition concernée sera, dans la mesure du possible, interprétée ou remplacée de manière à respecter au mieux son objectif initial dans les limites autorisées par la loi.

JURISITA peut modifier les présentes conditions générales afin notamment de tenir compte de l'évolution de ses services, de la réglementation ou de son organisation.

La version applicable à une mission est en principe celle acceptée au moment de la conclusion de celle-ci, sauf disposition légale contraire ou accord ultérieur entre les parties.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en tête du document.

En confiant une mission à JURISITA, le Client reconnaît avoir eu la possibilité de prendre connaissance des présentes conditions générales avant la conclusion du contrat.

Lorsque la mission est conclue en ligne, l'acceptation peut être recueillie électroniquement.